Vaak wordt gedacht dat het aannemen van een kandidaat met name een proces is wat door het hoger management wordt uitgevoerd. Echter kan een sollicitatieprocedure ook heel waardevol worden door het hele team erbij te betrekken. Waarom en hoe? Lees snel verder!
Waarom het team betrekken?
Waarom is het handig om het team bij de sollicitatie te betrekken? Het geeft de kandidaat een veel beter beeld van wie zijn of haar collega’s gaan worden. Door betrokkenheid van het team kan er een meer weloverwogen keuze gemaakt worden voor het aannemen van iemand – of om diegene juist niet aan te nemen. Dit klinkt misschien als een uitdaging, want wat is de beste manier om het team erbij te betrekken? Hoe kan dit op een efficiënte manier en kan je een potentiële kandidaat de beste indruk geven van hoe het werken is? En hoe zorg je voor een betrokken team, dat het aannemen van een kandidaat niet als een bijklus wordt gezien in de normale gang van zaken? Volg de volgende stappen.
Stappenplan
1. Maak er een project van
Er bestaat een kans dat het team het sollicitatieproces gaat zien als bijzaak. Iets wat minder prioriteit heeft dan de dagelijkse projecten. Om dit te voorkomen is het handig om de sollicitatieprocedure aan te vliegen als een project. Waarschijnlijk bestaan er al formats of een checklist om een nieuw project op te starten. Zorg dat hetzelfde format precies zo wordt toegepast rondom de sollicitaties van kandidaten. Begin zoals elk project met een stand-up en breng in kaart wat de tijdspanning van het project gaat worden. Wat is het begin en hoe zien het ideale einde eruit? Communiceer met het team het belang van aantrekken van nieuw talent. Zo waarborg je dat het team het even hoog prioriteert als de dagelijkse projecten.
2. Bewaar alles op één plek
De meest tijdrovende en vermoeiende taak is constant zoeken naar documenten, zoals cv’s, motivatiebrieven, wachtwoorden, gespreksverslagen en formats. Vaak staan deze ook nog eens verspreid in verschillende tools, emails of zelfs Whatsapp-gesprekken. Zorg dat omtrent dit project alle documenten en informatie op één plek staan. Hier bestaan handige tools en systemen voor, maar is ook zeker mogelijk in een goed georganiseerde Google Drive met een heldere structuur. Categoriseer de informatie per kandidaat en zorg dat dit voor iedereen in het team binnen handbereik is.
3. Zorg voor een duidelijke rolverdeling tijdens het sollicitatieproces
In het sollicitatieproces zul je een verschillende betrokkenen hebben, bijvoorbeeld een verschil tussen de gesprekspartners tijdens het eerste en het tweede gesprek. Probeer iedereen in het team een duidelijke rol te geven in het gesprek. Op die manier is het veel makkelijker om eigenaarschap te nemen over bepaalde onderwerpen of vragen te beantwoorden. Zorg voor een duidelijke opzet in het gesprek. Bijvoorbeeld: eerst een voorstelronde, dan een verdieping op de persoon en vervolgens een verdieping op de rol. Zo houdt je als team het doel van het gesprek helder en voorkom je dat je in een gesprek teveel gaat afwijken.
4. Stel duidelijk de evaluatie kaders op
Het is belangrijk om iedereen op één lijn te krijgen over wat jullie willen weten van de kandidaat. Het kan namelijk zijn dat verschillende mensen in het team er verschillende doelen op na houden. Hierbij is de kans dat bepaalde skills of competenties binnen het team anders geïnterpreteerd kunnen worden. Bespreek dit van tevoren duidelijk om discussie of ruis te voorkomen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een teamlid zich met name evalueert vanuit zijn of haar eigen perspectief. Dit leidt tot een focus op een bepaalt onderwerp of een bepaalde skill, terwijl dit niet de focus is voor deze rol. Dit kan afleiden van het grotere geheel en doel om iemand aan te nemen voor deze specifieke rol. Door goed af te kaarten met het team welke skills en vaardigheden wel en niet belangrijk zijn voor een rol, voorkom je discussie of te veel focus op onbelangrijke zaken.
5. Voorzie het team van de juiste materialen en tools
De meeste mensen binnen jouw bedrijf hebben zich waarschijnlijk niet vaak genoeg met sollicitatiegesprekken of procedures bezig gehouden om zichzelf een senior recruiter te noemen. Het is dus van belang om je medewerkers te voorzien in de juiste materialen en tools. Zet bijvoorbeeld samen met het team een interview scorecard op. Dit is een overzicht van de belangrijke thema’s, onderwerpen en skills die bij de kandidaat moeten worden afgekaart. Bij deze thema’s kunnen verschillende voorbeeldvragen opgesteld worden. Stem ook af in welke fase welk onderwerp van belang is. Vaak ligt in het eerste gesprek de focus meer op kennismaken, waar je bij een tweede gesprek dieper ingaat op de inhoud, eventueel met case.
6. Houd iedereen op de hoogte
Wanneer het gehele team op de hoogte is van de gesprekken die er lopen, wordt de betrokkenheid hiervoor ook automatisch verhoogd. Als het team weet hoeveel kandidaten er zijn, wanneer ze langskomen en hoe ver in het proces ze zijn, zal dit het teamgevoel vergroten. Medewerkers zullen daarbij een hogere belangstelling en oprechte interesse ontwikkelen. Zowel voor het team positief als voor de nieuwe medewerker!
Kortom: het team bij het aannemen van een nieuwe medewerker te betrekken, draagt bij aan het succes van de medewerker en het teamgevoel. Betrokkenheid van het team bij een sollicitatieprocedure verhoogt de kans, voor zowel het team als de kandidaat, om een goede indruk te krijgen van de skills en vaardigheden die er nodig zijn in een rol – en natuurlijk de bedrijfscultuur. Door de bovenstaande tips toe te passen betrek je als manager je team op een goede en efficiënte manier bij het sollicitatieproces. Succes!