Je wil je thuis voelen op je werk – en het liefst zo snel mogelijk. Bij het beginnen aan een nieuwe baan, is een goede onboarding essentieel. Een eerste dag is altijd spannend voor een nieuwe werknemer en daarom belangrijk dat diegene met open armen wordt ontvangen. Maar waar moet je allemaal rekening mee houden bij een zo’n traject? Met deze tips komt jouw nieuwe medewerker in een warm bad terecht!
Wat is onboarding?
Onboarding betekent letterlijk: aan boord gaan. Je komt als nieuwe medewerker aan boord bij je nieuwe schip: je nieuwe baan. Het onboarding-traject is het proces om je nieuwe medewerker zo snel mogelijk te integreren in jullie organisatie. Hij of zij leert het bedrijf kennen, ontdekt de bedrijfscultuur, maar raakt ook vertrouwd met de systemen en de werkzaamheden.
Het is een intensief en spannend traject voor de nieuwe werknemer, dus dit wil je zo goed en duidelijk mogelijk doen. Een goede onboarding draagt bij aan een duurzame relatie tussen de organisatie en de werknemer. De onboarding is meer dan alleen inwerken, het bevat iedere nieuwe ervaring voor een medewerker die bijdraagt aan succes en zorgt voor betrokkenheid. Hoe sneller de werkplek voelt als een “thuis”, hoe eerder nieuwe medewerkers productiever zijn en zich betrokken voelen in een organisatie.
Begin met de pre-boarding
Begin al voor de eerste werkdag met de onboarding, ofwel: pre-boarding. Zorg dat alles intern klaar staat voor de komst van de nieuwe medewerker. Niets is vervelender dat computers en systemen die niet werken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er al een account is aangemaakt en de laptop klaar is voor gebruik!
Denk aan de details
Wacht niet met informeren tot de echte eerste werkdag van de nieuwe collega. Door van tevoren al eerste informatie op te sturen, kan de nieuwe medewerker zich voorbereiden en vol vertrouwen aan de slag. Dit kun je doen in een gesprek, maar ook door een welkomsmail (of -video) met document te sturen waar kort wat eerste informatie in staat. Denk aan een omschrijving van de bedrijfscultuur, zoals kledingvoorschriften, lunch en een korte herhaling van de kernwaarden, visie, missie en normen. Eventueel kun je al een e-learning sturen om de de medewerker al wat vertrouwen te geven op de eerste dag.
Zorg voor een contactpersoon
Daarbij kan het fijn zijn voor de medewerker om al een contactpersoon te hebben, waarbij diegene zich vrij voelt om alles te vragen. Het doel van de onboarding is iemand vertrouwen te geven in dat dit de juiste keuze was. Zorg dat iemand zich vanaf moment één zich betrokken voelt bij de organisatie en zowel zin als zelfvertrouwen heeft om te beginnen. Wees hier ook zo creatief en open mogelijk in, om de nieuwe medewerker een vliegende start te geven.
Communicatie is key!
Dan is de eerste dag aangebroken voor de nieuwe collega. Hierin is communicatie erg belangrijk. Zorg dat het duidelijk is hoe laat hij of zij verwacht wordt en geef diegene een persoonlijk welkom. Kom hem of haar ophalen bij de ingang en wijs gelijk de weg. Een goed onboarding document is handig. Hierin kan de nieuwe medewerker alles nog even doorlezen en weet hij of zij wat je kan verwachten van de komende tijd.
Zorg ervoor dat iemand zich thuisvoelt
Houd er rekening mee dat de verwachtingen die bij de eerdere gesprekken zij besproken, nu ook echt waargemaakt moeten worden. Daarbij is de bedrijfscultuur misschien het belangrijkste: iemand moet zich thuisvoelen. Zorg voor genoeg binding met de nieuwe medewerker, heb het niet alleen over de taken, maar juist ook over wie hij of zij is en leuk vindt. Door het hele proces is het belangrijk dat er genoeg feedback-momenten zijn en er altijd iemand is waar de nieuwe medewerker terecht kan voor vragen etc.
Kortom: zorg dat de verwachtingen nageleefd worden en dat je de nieuwe medewerker overal bij betrekt. Zo voelt diegene zich zo snel mogelijk thuis!