Het functioneringsgesprek: je kunt er enorm veel van opsteken, of juist gedemotiveerd van raken. Het is daarom belangrijk om een functioneringsgesprek zo goed en effectief mogelijk in te steken. Verschillende factoren spelen hierbij een rol. Welke dat zijn en hoe je het gesprek zo goed mogelijk insteekt, lees je hier!
Wat is een functioneringsgesprek?
Voordat we verdergaan met hoe je een functioneringsgesprek het beste kunt voeren, is het handig om te weten wat zo’n gesprek nou precies inhoudt. Een functioneringsgesprek is doorgaans een gesprek tussen de werkgever/leidinggevende en medewerker over de resultaten, de ontwikkeling en groei van de medewerker. Het is een belangrijk onderdeel voor het gehele functioneren van het bedrijf. In het verleden vond zo’n functioneringsgesprek een keer per jaar plaats. Tegenwoordig wordt zo’n gesprek vaak eens per kwartaal of zelfs maandelijks gehouden.
Het belang van een goed (effectief) functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek geeft medewerkers en managers een kans om eens goed te bekijken hoe ze samen voor nog betere resultaten kunnen zorgen. Wordt zo’n gesprek goed gehouden, dan draagt dat enorm bij aan de motivatie van een medewerker en wordt de inzet gemaximaliseerd. Wordt het gesprek echter op een verkeerde manier gevoerd, dan zorgt het juist vaak voor een demotiverend effect. Daarom is het enorm belangrijk om een goede strategie toe te passen tijdens het voeren van zo’n tussentijdse evaluatie.
De frequentie
Om jouw bedrijf echt tot een succes uit te laten bloeien, is het belangrijk om meer dan eens per jaar een evaluatiegesprek te voeren met je medewerkers. Er verandert vaak een hele hoop binnen een jaar, en daarom is het aan te raden om eens per kwartaal of per maand een gesprek in te zetten. Zo zorg je dat je nog steeds op een lijn zit als het neerkomt op het huidige functioneren en het toekomstperspectief. Medewerkers weten zo precies waar ze staan en wat ze moeten doen om hun doelen te behalen.
Spreek én luister
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen twee personen en geen monoloog van de manager. Zorg er daarom voor dat je jouw gesprekspartner even veel, als niet meer laat spreken. Luister goed naar wat er wordt gezegd en stel de juiste vragen. Geef niet alleen jouw feedback, maar vraag ook om feedback. Heeft de medewerker het nog naar zijn of haar zin? Zijn er dingen die hij of zij graag anders zou willen zien? En zo zijn er nog talloze vragen die je kunt stellen tijdens dit gesprek. Nu is het moment!
Wees zorgvuldig in je woordkeuze
Denk na over hoe je dingen overbrengt als leider van het gesprek. Kies je woorden zorgvuldig, gebruik krachtige woorden, blijf positief en focus je op het oplossen van eventuele problemen. Om iemand te laten zien dat je hem of haar serieus neemt, kun je notities maken van het gesprek. Zo voelt iemand zich extra gehoord.
Richt je op de toekomst
Reflecteer op het verleden, maar focus je op de toekomst. Natuurlijk is het fijn om even terug te blikken op behaalde resultaten. Daar leer je van. Maar je verandert niets meer aan het verleden. Sta er dus even bij stil, maar richt het gesprek vooral op de toekomst. Richt de aandacht op het ontwikkelingspad van de medewerker, de doelen en de gewenste resultaten.
Wees transparant
Een gesprek met je leidinggevende of werkgever kan zorgen voor spanning bij de medewerker. Om het proces zo rustig en relaxt te laten verlopen voor beide partijen, is het fijn om transparant te zijn over het gesprek. Betrek iemand bijvoorbeeld bij de planning van het gesprek en ga van te voren al na wat voor punten je met je medewerker zult bespreken. Zo weet iemand wat hij of zij kan verwachten; en dat scheelt weer een hoop stress!
Wees objectief
Ieder statement dat door de werkgever wordt gemaakt tijdens een functioneringsgesprek, moet worden onderbouwd door data, niet door zijn of haar persoonlijke mening. Tegenwoordig kun je met allerlei tools precies zien wat iemand voor resultaten heeft neergezet. Gebruik dit als onderbouwing voor je feedback en houd het zo objectief mogelijk.
Maak de tijd
Als manager zit je agenda vaak bomvol met allerlei afspraken. Het kan daardoor nog wel eens lastig zijn om een gaatje te vinden voor een feedback-gesprek. Maar toch is het erg belangrijk! Probeer dus echt tijd te maken voor zo’n gesprek en denk ook na over een goede locatie waarbij je niet gestoord kunt worden.
Sluit het gesprek af en bespreek de vervolgstappen
Als je alle punten bent afgegaan die je wilde bespreken, is het tijd om het gesprek goed af te ronden. Ga kort door je notities, bespreek eventuele vervolgstappen en geef de medewerker nog een keer de tijd en ruimte voor vragen of opmerkingen.