De zomerperiode is aangebroken! De temperaturen zijn hoger, het is langer licht en je vakantie staat gepland in de agenda. Om met een goed gevoel en zonder stress je werk en collega’s achter te laten, geven wij een aantal tips om de perfecte overdracht te maken en met een gerust hart je laptop dicht te klappen!
Begin op tijd met het maken van de overdracht
Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het maken van een overdracht. Het kan helpen om echt even uit te zoomen van je werkzaamheden. Hoeveel tijd heb je nog voor je vakantie, aan welke collega’s kun je eventuele taken overdragen en hoe lang ga je ongeveer doen om de overdracht te maken. Wanneer je een goede inschatting maakt en tijd inplant om te beginnen, voorkom je dat je je laatste week voor je vakantie gehaast een overdracht moet maken en dingen mist. Op deze manier zie je ook overkoepelend wat voor deze periode de prioriteiten zijn en wat er eventueel ad hoc zou kunnen voorvallen. Zo kan je werk tijdens je vakantie voortgezet worden en kom je bij terugkomst niet voor onverwachte verrassingen te staan.
Duidelijkheid
Zorg ervoor dat je overdracht in een duidelijke taal en format staat. Probeer de overdracht zo te schrijven dat het zelfs voor iemand die een week geleden begonnen is, de boodschap duidelijk is en wat de acties zijn die moeten volgen. Zo kunnen je collega’s er samen en individueel uitkomen. Ga bij elk punt van je overdracht de volgende vragen na: Wie gaat het doen? Wat is de actie? Waar speelt het zich af? Hoe moet je het doen en wanneer is de deadline?
Daarnaast moet je ervoor zorgen dat alles vindbaar is voor je collega’s. Heb je recent mondeling of via Whatsapp iets afgestemd of een afspraak met iemand gemaakt? Zet het in je overdracht en deel deze mail of het document met je collega’s, manager en andere leidinggevenden. Zorg ook dat alle benodigde contactgegevens, wachtwoorden paraat staan. Zo voorkom je dat er onduidelijkheden zijn en dat er misschien nog een telefoontje komt tijdens je vakantie.
Laatste loodjes
Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk zelf kunt afronden voordat je gaat. Je welverdiende vakantie is vlakbij, dus stop vooral de laatste week wat extra energie in je taken en check alle boxes die je nog kunt afronden. Plan ook een overdrachtsmeeting in waarmee je het document doorneemt met je collega’s. Zo kun je nog eventueel vragen en onduidelijkheden beantwoorden over je overdrachtsdocument.
Vergeet niet je out of office in te stellen. Belangrijk is om in je out of office te verwijzen naar een alternatief aanspreekpunt voor wanneer je weg bent. Zo blijven je klanten en collega’s niet onbeantwoord.
Je bent klaar! Je weet zeker dat je overal zorgvuldig over na hebt gedacht, overdrachtsdocument check, gedeeld met je collega’s, out of office aan en gaan!