Het einde van het jaar komt in zicht: tijd voor een blik terug en vooruit! Dit wordt vaak gedaan met beoordelings- en functioneringsgesprekken – een spannend maar nuttig moment. Wij geven tips hoe je dit als leidinggevende én als medewerker het beste aanpakt.
Wat is het verschil tussen een beoordelings- en een functioneringsgesprek?
Om werkplezier en goede resultaten hoog te houden, is het nuttig om één of meerdere momenten in een jaar te hebben waarop leidinggevende en medewerker samen evalueren hoe het gaat. Per bedrijf is dit anders ingericht, sommige bedrijven hebben alleen een beoordelingsgesprek en andere bedrijven hebben elke maand een functioneringsgesprek. Even kwijt wat nu precies het verschil was? Hier lees je meer over de verschillen. Samengevat komt het neer op:
- Beoordelingsgesprek:
- Eénrichtingsverkeer
- Focus op verleden
- Leidinggevende heeft al een oordeel klaar
- Verandering na gesprek (bijvoorbeeld salarisverhoging)
- Functioneringsgesprek:
- Tweerichtingsverkeer
- Focus op toekomst
- Openhartig gesprek
- Medewerker voelt zich gehoord
Werkgever
De meeste medewerkers vinden het belangrijk om zich te ontwikkelen. Leidinggevenden idem dito en willen dit ook graag voor hun medewerkers – alleen zo dragen ze steeds meer bij aan het bedrijf. Voor ontwikkeling zijn feedback, een veilige omgeving (vragen durven stellen en fouten durven maken) en erkenning/waardering essentieel. Plan daarom regelmatig gesprekken in. Hoe meer constante feedback je hebt, hoe minder je (allebei) voor verrassingen komt te staan. Voor beide partijen is het fijn om te weten waar je aan toe bent, wat goed gaat en hoe je kunt verbeteren. Daarbij kun je als leidinggevende bij ieder gesprek eventueel wat bijsturen. Door constante feedback(-gesprekken) te implementeren, ben je veel beter in staat om de motivatie, bevlogenheid en prestaties van medewerkers te ontdekken en positief te beïnvloeden. Vraag daarbij zelf ook om feedback! Zo kun jij je verbeteren als leidinggevende en laat je blijken dat je de mening van medewerkers waardeert.
Zet bij allebei de gesprekken in op Performance Management: focus op de doelen die voor de medewerker worden gesteld, in lijn met doelen van het bedrijf. Succesfactoren en KPI’s kunnen worden gebruikt als meetinstrument om te bepalen waar het goed gaat en waar nog sturing nodig is. Doordat doelen voor medewerkers direct in verband staan met de doelen van het bedrijf, zullen medewerkers meer (intrinsiek) gemotiveerd worden.
Een functioneringsgesprek draait om het functioneren van de medewerker en dan vooral om de ontwikkeling en groei. Het is een open gesprek, waar jullie allebei aan het woord zijn en als het goed is allebei iets van kunnen leren. Vaak worden de volgende punten besproken:
- Gemoedstoestand
- Hoe gaat het? Werk en privé?
- Zijn er eventuele dingen waar je mee zit?
- Alles goed onderling met collega’s?
- Hoe zit het met de werkdruk?
- Ontwikkeling
- Waar ben je de afgelopen tijd mee bezig geweest?
- Hoe is het gegaan afgelopen periode?
- Wat ging er goed?
- Wat heb je geleerd?
- Wat kan beter?
- Wat wil je leren?
- Doelen
- Heb je je vorige doelen gehaald? Waarom wel/niet?
- Welke doelen voor komende periode?
- Bedrijf
- Eventuele ontwikkelingen bespreken.
- Doelen waaraan de medewerker kan bijdragen.
- Toekomst medewerker in het bedrijf.
- Feedback van medewerker
- Zijn er dingen die je graag anders ziet? In het bedrijf of bij mij?
- Eventuele andere relevante punten
Tips
- Planning
- Plan het gesprek op tijd in, zodat jij en je medewerker allebei de tijd hebben om voor te bereiden.
- Neem voldoende tijd voor het gesprek. Een gesprek duurt altijd langer dan dat je had verwacht. Plan daarom het gesprek ruim in, zodat je alle bovenstaande onderwerpen uitvoerig kun bespreken.
- Plan ook tijd in na het gesprek om alles te verwerken en eventuele acties in te plannen.
- Voorbereiding inhoud
- Heb een duidelijk beeld van wat je wil bespreken, vragen en bereiken. Zorg dat je een standaard overzicht hebt van belangrijke punten die je met iedere medewerker wil bespreken. Bedenk daarbij ook welke andere punten van belang zijn.
- Neem vorige gesprekken door: wat waren belangrijke punten? Hebben jullie afspraken gemaakt? Bepaalde doelen gezet? Hoe gaat het daarmee?
- Schrijf alvast punten voor jezelf op die je wil bespreken. Bereid je voor op eventuele discussiepunten.
- Vraag eventueel ook aan de medewerker wat diegene wil bespreken. Moet je dit eventueel voorbereiden?
- Communicatie
- Zorg dat je een veilige omgeving creëert. Echter is dit iets dat je vooral het hele jaar door doet. Maar benadruk in het gesprek dat het een gelijkwaardig gesprek is, twee kanten op, waarbij je juist wil dat het een open en eerlijk gesprek is, met als doel de ontwikkeling van de medewerker.
- Het is een open deur, maar toch goed om te benoemen: wees eerlijk en transparant, laat de ander uitpraten, doe geen aannames en behandel de ander zoals je zelf ook behandelt wil worden. Stel je gelijkwaardig op en luister goed. Luisteren motiveert!
- Neem een coachende rol aan waarbij je veel (open!) vragen stelt, doorvraagt en aanstuurt op zelfreflectie. Gebruik de LSD-methode: luisteren, samenvatten, doorvragen.
- Feedback
- Geef op een goede manier feedback. Zorg dat je iemand niet aanvalt, maar dat je opbouwende kritiek geeft. Onderbouw je feedback met voorbeelden. Vraag wat de medewerker ervan vindt en een een eventuele oplossing heeft. Hier lees je meer tips.
- Dit geldt ook andersom! Sta open voor feedback en voel je niet gelijk aangevallen. Vraag naar voorbeelden voor eventuele verduidelijking en ga met de feedback aan de slag. Hier lees je meer tips.
- Vastleggen
- Leg het gesprek vast. Het is handig om alvast een overzicht te hebben van de punten die je wil bespreken, met je eigen punten erin, zodat je makkelijk mee kan typen tijdens het gesprek. Zorg dat je de actiepunten duidelijk op een rijtje hebt.
- Doelen
- Kom samen tot doelen voor de komende periode! Zorg dat je de medewerker motiveert hiermee aan de slag te gaan, door zeker te weten dat diegene het begrijpt en weet wat te doen. En zorg dat je dit zelf ook hebt.
- Maak de doelen SMART en concreet.
Medewerker
Een functioneringsgesprek kan spannend zijn, maar zie het echt als een manier om jezelf te ontwikkelen. Hoe fijn is het dat je weet wat goed gaat en hoe je nog kunt verbeteren? Daarbij is het een wederzijds gesprek waarin jij kunt aangeven wat jij vindt, wil bereiken en eventueel graag anders zou willen zien. Bereid het daarom goed voor!
Tips
- Voorbereiding inhoud
- Hierboven zie je de punten die vaak worden besproken. Als je weleens eerder een functioneringsgesprek hebt gehad bij dit bedrijf, weet je al welke vragen je kunt verwachten. Beantwoord deze vragen alvast voor jezelf.
- Zijn er specifieke onderwerpen die jij graag wil bespreken? Bepaalde dingen waar je mee zit, cursus die je wil volgen of een lange vakantie. Bereid dit goed voor. Weet wat hierin de opties zijn, zorg dat je wensen kunt beargumenteren en denk na over de belangen van je leidinggevende.
- Neem de verbeterpunten, afspraken en doelen van de vorige keer erbij en reflecteer hierop. Hoe is het gegaan? Waarom heb je het wel/niet gehaald? Kijk naar de toekomst. Mocht het niet zijn gelukt, wat heb je dan nodig zodat het komende periode wel lukt? Komt zelf met oplossingen en ideeën.
- Heb je feedback voor je leidinggevende? Dingen die je graag anders ziet, bij je leidinggevende of in het bedrijf? Denk hierover na – een goede leidinggevende ontvangt graag zelf ook feedback en wil zich graag verbeteren. Zorg wel dat je dit goed voorbereid. Geef constructieve feedback en kom met voorbeelden, hier lees je er meer over.
- Zijn er dingen die je wil bespreken die relatief lang duren of waar je leidinggevende zich over moet voorbereiden? Geef dit dan van tevoren aan, zodat hier rekening mee gehouden kan worden.
- Communicatie
- Wees eerlijk en transparant over je gedachten en gevoelens. Je hebt zelf de touwtjes in handen van je ontwikkeling en als je dingen graag anders wil zien. Je leidinggevende kan niet ruiken dat je iets wil en vragen kan altijd. Breng het wel op een juiste manier en zorg voor onderbouwing.
- Sta open voor de input en het perspectief van je leidinggevende. Vraag erop door als je een compliment of kritiek krijgt. Stel verdiepende vragen om te achterhalen wat goed/fout was en hoe je dit eventueel beter kunt doen in de toekomst. Wees oplossingsgericht en laat het ook weten als je hierbij iets nodig hebt.
- Stel je respectvol op! Behandel de ander zoals je zelf ook behandelt wil worden.
- Doelen
- Kom samen tot doelen voor de komende periode. Wees hier zelf ook proactief in. Wat wil je bereiken en hoe ga je dat doen?
- Spreek eventueel af om tussentijds samen te evalueren hoe het met de doelen gaat. Misschien loop je ergens tegenaan, verandert het doel of hebben jullie een ander idee van wanneer het doel is behaald.
- Vastleggen
- Zorg dat je vastlegt wat er allemaal besproken is, wat tips zijn en doelen. Vraag hiervoor om het verslag van je leidinggevende, typ tijdens het gesprek mee of plan tijd in na het gesprek om alles op te schrijven.
- Bijhouden
- Plan momenten in waarop je alvast terug kijkt naar je vorige functioneringsgesprek en evalueert. Zijn er punten die je al kunt afvinken? Of punten die je stiekem vergeten bent? Plan hier weer eventuele actiepunten voor in.
Kortom: meerdere keren per jaar een functioneringsgesprek is belangrijk voor zowel de leidinggevende als de medewerker. Zo weet je allebei waar je aan toe bent, kun je verbeteringen toepassen en doelen stellen. Daarbij kom je niet voor verrassingen te staan.