Sinds de pandemie is het thuiswerken steeds normaler geworden en gaan veel bedrijven ook niet meer terug naar 100% op kantoor. Vijf dagen in de week op locatie heeft plaatsgemaakt voor hybride werken of in sommige gevallen zelfs helemaal remote. Wanneer er nieuwe mensen aangenomen worden, kunnen ze dus niet altijd op kantoor en persoonlijk het onboarding proces doorlopen. Sinds de corona-pandemie zijn hier ook oplossingen voor bedacht in de vorm van onboarding apps.
Wat is een onboarding app?
Met een onboarding app ontwikkel je als bedrijf een digitaal onboarding programma voor je nieuwe werknemer(s). Het inrichten van een app die de onboarding digitaliseert kan zeker een vooruitgang zijn om het onboarding proces te verbeteren en te structureren.
Een ‘traditionele’ onboarding bestaat vaak uit een rondleiding, kennismaking met collega’s en inlezen in een groot papieren of digitaal document. Dit zou in een platte, kleine organisatie en op locatie natuurlijk nog steeds goed kunnen werken. Maar in een grotere organisatie waar een deel van het team remote werkt kan een onboarding app erg nuttig zijn.
Hoe kan het werken voor jouw organisatie
Bij aanschaf van een onboarding app moet je als organisatie ten eerste goed nadenken of het een juiste investering is en of de tijd die erin gestoken gaat worden gaat opwegen tegen de kosten die je maakt. Mocht het voor jouw organisatie een goede investering zijn, let dan bij het inrichten van de onboarding app goed op dat het de volgende elementen gaat bevatten:
Connection
Een belangrijk onderdeel van de onboarding app moet connectie zijn en het delen van informatie met de nieuwe werknemer die voor binding zorgt. Denk hierbij aan de historie van het bedrijf, de missie, visie en kernwaarden. Het is zeker aan te raden om de kernwaarden gedurende het hele onboarding proces terug te laten komen. Zo kan de nieuwe werknemer door de kracht van herhaling steeds meer de kernwaarden tot zich nemen en eigen maken.
Culture
Het is heel belangrijk dat de onboarding app de cultuur van de organisatie uitstralen en begrijpelijk maakt. Dit maakt het voor de nieuwe werknemer ook makkelijker om aan te haken bij de huidige werknemers en de cultuur. Maak bijvoorbeeld goed duidelijk wanneer en hoe je als bedrijf luncht, hoe laat dat is en waar. Zet er ook in wanneer de bedrijfsuitjes en borrels zijn. Informele activiteiten creëren binding onder werknemers en zorgen voor een goede start offline. Wanneer een werknemer hybride werkt kunnen zij dit goed in hun agenda opnemen. Nodig nieuwe medewerkers ook vooral al uit voor hun eerste dag voor sociale activiteiten. Zo kan een werknemer al proeven van het nieuwe werk wat hij of zij gaat doen en maakt het de eerste dag al minder spannend.
Compliance
Hieronder vallen de normen, waarden en werkethiek van het bedrijf. Het is een belangrijk onderdeel om duidelijk te maken hoe bepaalde formele zaken verlopen. Waar sla je je wachtwoorden op? Wat is de gewenste manier van verificatie bij het gebruiken van werksystemen waar je op moet inloggen? Hoe communiceer je met je collega’s en klanten?
Community
Het belangrijkste onderdeel en de basis van de bedrijfscultuur zijn de collega’s, de managers en iedereen die op kantoor rondloopt. Zorg in een onboarding app voor een goede introductie van de collega’s. Wanneer bijvoorbeeld een werknemer zijn eerste dagen vanuit huis werkt geeft dit een gevoel van verbinding. Wijs daarnaast ook binnen een onboarding app op contact met een aangewezen peer. Zo kan, ondanks een virtuele onboarding, bij verdere vragen of behoefte aan meer contact, de nieuwe werknemer makkelijk vinden wie hij moet spreken.
Ondanks een goed ingerichte onboarding is het belangrijk om altijd na te gaan dat een onboarding een proces is en geen eenmalige actie. Ondanks het hebben van een onboarding app, zul je zeker tijd moeten vrij maken en besteden aan je nieuwe werknemer(s). Een onboarding app is altijd een toevoeging op het proces, maar niet de kern.