Bijna alle mensen vinden het lastig om feedback te geven. Je wil niet iemand beledigen of verkeerd overkomen. Daarom stellen veel mensen het uit of laten ze het. Toch is het erg belangrijk om feedback te geven. En nog belangrijker: op de juiste manier. Hoe je dat doet? Wij geven tips!
Zowel het geven als het ontvangen van feedback kan lastig zijn. Echter is het juist erg fijn als je elkaar als collega’s feedback kunt geven. Maar collega’s zijn mensen, geen machines. Ze hebben gevoel en ego. Wanneer je kritiek hebt, dan kan dat negatieve emoties oproepen en dat kan voor vervelende situaties zorgen. Daarom vermijden veel mensen het geven van feedback, maar dan heb je ook geen resultaat geboekt – misschien verergert de situatie alleen maar. Het geven van feedback is belangrijk voor een optimale prestatie en juist voor een gezellige werksfeer. Waar het vaak misgaat, is de manier waarop. Effectieve feedback geven, is oefenen. Benieuwd naar tips om feedback te ontvangen? Lees ze hier.
Juiste moment
It’s all about the timing: geef je feedback op het juiste moment. Doe dit zonder anderen erbij. Kies een rustig moment, waarop het logisch is om de terugkoppeling te geven. Wanneer iets je opvalt dat beter kan, kun je dit gelijk op dat moment zeggen, als dit past natuurlijk. Of voordat je begint aan een project, zodat diegene het gelijk kan toepassen. Ga na wat voor soort feedback het is en wat een passend moment is. Je kunt als werkgever ook kiezen voor een vast feedback moment. Door er een routine van te maken, zullen medewerkers het minder stressvol vinden om feedback te geven en te ontvangen.
Vraag of het uitkomt
Daarbij is het altijd goed om te vragen of feedback uitkomt. Dit kun je niet voor de ander invullen, misschien is er net iets gebeurd of moet diegene snel weg. Door te vragen of feedback uitkomt en of iemand er open voor staat, laat je blijken dat je rekening houdt met diegene. Verplaats het naar een beter moment.
Focus op een doel
We hebben de neiging om moeilijke gesprekken uit te stellen en de verleiding om alle feedback in één keer af te vuren – doe dat niet. Focus op het doel van de feedback waar het dan om gaat. Weet waarom je jouw feedback geeft en houd het zo simpel en specifiek mogelijk. Hierdoor verkom je misstanden en geef je niet iemand het gevoel alles fout te doen.
Gebruik de 4G’s
Zorg dat de focus niet ligt op wat er allemaal in het verleden mis is gegaan, maar juist op de toekomst. Hier kun de 4G’s voor gebruiken: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst. Begin met objectief het gedrag, prestatie of de situatie te benoemen. Vertel vervolgens hoe jij je hierbij voelt. Benoem het gevolg: wat er kan gebeuren hierdoor en waarom is het belangrijk. Sluit af met het gewenste gedrag. Waar willen we naartoe? Zo zorg je voor een logisch verhaal.
Wees positief en toekomstgericht
Positieve feedback werkt beter dan negatieve feedback. Laat zien hoe iemand kan verbeteren, in plaats van alles benoemen dat verkeerd ging. Je kunt met een compliment beginnen. Leg ieder geval de nadruk op hoe je collega kan verbeteren, als tip. Ga uit van het ontwikkelpotentieel. Schets het beeld van wat mogelijk is. Zorg voor een toekomstgerichte en positieve situatie.
Maak er een gesprek van
Bij het geven van feedback kun je een reactie terug verwachten. Het is belangrijk dat je ook goed luistert naar je collega, op een actieve manier. Luister goed naar de vragen en opmerkingen, zodat je collega zich begrepen, betrokken en gehoord voelt.
Kortom: feedback geven en ontvangen kan lastig zijn, maar is wel essentieel voor goede kwaliteit, ontwikkeling en een goede werksfeer. Geef op een constructieve, toekomstgerichte en positieve manier feedback, waarbij je rekening houdt met het gevoel van je collega. Zo worden jullie alleen maar beter.