Het jaar is pas net begonnen en het voornemen om minder druk te zijn staat al met één been in de prullenbak. Veel mensen voelen zich de hele dag druk en hebben tegelijkertijd het gevoel niks af te hebben gemaakt. Een agenda is snel gevuld en prioriteiten geven is lastig – alles moet gedaan worden! We zoeken allemaal manieren om de dag langer te laten duren dan 24 uur. Helaas, dat kan niet. Wat wel kan? Je agenda beter organiseren. Wij geven tips!
Cluster je taken op energie
Door je afspraken en taken te clusteren, ontvang je meer overzicht. Je brein houdt van ordenen en van categorieën. Organiseer je taken op de soort energie die ze vragen. Bijvoorbeeld zo:
Routine: relatief kort, kan met weinig energie
Focus: lang en vraagt veel focus
Creatief: kan kort en vraagt veel creatieve, denk-energie
Controle: lang en vraagt kritische energie
Plan de taak in op het moment dat jij daar de juiste energie voor hebt. Ben je een ochtendmens? Begin de dag met een taak waar je jouw creativiteit bij nodig hebt en eindig de dag, wanneer je bijna door je energie bent, met taken die weinig energie kosten. Plan complexe taken op momenten wanneer je hoog in je energie en focus zit.
Cluster je taken op locatie
Daarbij kun je energie besparen door je externe afspraken te clusteren op locatie. Zo voorkom je onnodige reistijd (en het is duurzamer). Ga ook altijd ruim van tevoren weg, het brengt je alleen maar stress als je de klok ziet tikken en de file groeien. Kijk daarom ook altijd wat de handigste manier is om te reizen. Met de fiets ben je vaak sneller het centrum door, dan met de auto. Daarbij kun je in de trein eventueel werken of telefoontjes doen, omdat je niet op het verkeer hoeft te letten.
Cluster je kleine taken
Cluster ook kleine taken samen. Taken die je eigenlijk snel kunt afronden blijven vaak toch liggen. Terwijl het juist een goed gevoel geeft wanneer je deze van je takenlijst kunt afstrepen. Plan een moment in waarbij je al deze taken zo afrond. Dan heb je die tenminste al gehad.
Plan alles realistisch en breed in
Plan alles realistisch in, probeer het niet in een kleiner tijdsbestek te proppen. Plan ruim in. Door voor je drie kwartier durende vergadering een uur te plannen, heb je minder stress als deze uitloopt. Loopt het niet uit? Dan heb je tijd voor een momentje rust, kun je rustig je aantekeningen en actiepunten uitwerken of kun je alvast aan je volgende taak beginnen.
Plan een blok in voor onverwachte taken
Wanneer je denkt het zo goed gepland te hebben, komen er altijd wel weer dingen tussendoor. Plan tijd in om onverwachte taken op te pakken, of bijvoorbeeld taken die opeens meer prioriteit hebben.
Zorg dat je pas aan een nieuwe taak begint als de vorige is afgerond
Begin niet al aan een nieuwe taak, als de vorige taak nog in je hoofd zit. Wanneer je je niet goed kunt concentreren op de taak waarmee je bezig bent, heeft het vaak geen zin om er aan te beginnen. Maar ook dit ligt aan het soort taak qua energie, zie tip één.
Plan alles in
Dat brengt ons naar de volgende tip: plan al je taken, afspraken en tijd in. Vergeet bijvoorbeeld geen tijd in te plannen om een momentje voor jezelf te pakken, om je takenlijst en agenda bij te werken, maar ook om je dromen en doelen waar te maken. Pas op dat je niet enkel met verplichtingen bezig bent.
Gebruik kleuren
Ook zeker een belangrijke tip: gebruik kleuren bij het ordenen. Zo haal je makkelijk de afspraken uit elkaar. In een oogopslag heb je overzicht en structuur.