Werken in 2022 betekent met name ook werken in een digitale omgeving. Elk type bedrijf heeft wel een digitale werkplek. Denk hierbij aan een website, ATS-systeem, Slack, Teams, E-mail, Google Drive en noem het maar op. Hoe houd je het overzicht als medewerker en hoe stuur je als manager het team goed aan om zo optimaal gebruik te maken van communicatieplatformen?
De realiteit
Hoe mooi sommige apps en systemen ook klinken, beschrijven hoe gemakkelijk je contact kan hebben met medewerkers en documenten kunt opslaan – de realiteit ziet er vaak anders uit. Een recent voorbeeld is dan ook die van premier Rutte die veel kritiek over zich heen kreeg toen bleek dat veel werk wordt gedaan via privémail en Whatsapp. Diensten die niet perse daarvoor aangewezen zijn of vanuit de organisatie officieel worden gebruikt als contactmiddel. In de praktijk komt het bovenstaande geval veel meer voor bij andere organisaties. Hierbij kun je je afvragen hoeveel tijd er daadwerkelijk de afgelopen vijftien jaar wordt besteed aan het echt omarmen van nieuwe technologie en de organisatie gewend te laten raken op een bepaalde manier van werken en communiceren? Dit is de voornaamste reden dat werknemers uitwijken naar andere vormen van communicatie die misschien ook niet het meest veilig zijn. In het bovenstaande voorbeeld hebben we het met name over communicatie. Maar dit fenomeen geldt ook zeker voor documentatie. Er bestaan veel schaduwarchieven, ongeorganiseerde drives met ongeorganiseerd eigenaarschap, USB-sticks en bureaubladen vol met documenten waar geen grip meer op te krijgen is. Vaak zijn er rondom dit onderwerp weinig tot geen afspraken en doen mensen vaak wat ze in hun privé situatie gewend zijn (wat natuurlijk voor iedereen verschillend is). Volgens een onderzoek van McKinsey zijn mensen gemiddeld veertig werkdagen per jaar bezig met het compenseren van wat ze vergeten zijn of het opnieuw maken van zaken die ze kwijt zijn. Genoeg reden dus om grip te krijgen op een strategie maken voor bedrijf en medewerker om overzicht te behouden.
Medewerker centraal
Informatie uitwisseling vindt op veel plekken plaats. Vaak is vanuit de medewerkers niet duidelijk welke applicaties er zijn, wanneer je wat gebruikt, wat belangrijk is om te borgen en voornamelijk waarom je een bepaalde applicatie gebruikt. Veel redenen dat Whatsapp zo populair is, omdat het zeer gebruiksvriendelijk is. Voor een bedrijf en de managers rondom deze besluitvorming dus heel belangrijk dat de gekozen platformen en tools goed aansluiten op het dagelijks werk en een hoog gebruiksgemak heeft. De medewerker moet dus centraal staan om als organisatie het doel te bereiken om tot een uniforme en veilige manier van informatiewisseling te komen. Maar hoe doe je dat?
Tips
- Breng het uniforme en gekozen informatiebeleid in kaart. Maak een handleiding of zelfs een infographic die globaal weergeeft welke tools er zijn en wat de gewenste stromingen zijn van informatie-uitwisseling.
- Prioriteer als management op een manier dat het informatiebeleid aansluit op de dagelijks werkzaamheden en gebruiksgemak van de medewerker. Maak afdelingen mede-eigenaar van de werkafspraken en richtlijnen die er gelden. Zo geef je afdelingen en medewerkers ook de verantwoordelijkheid om het informatiebeleid toe te passen en wennen ze hieraan.
- De key van informatiebeleid is betrokkenheid. Een informatiebeleid is niets waard als niemand er bij betrokken is en het uitvoert. Besteed er tijd aan in de teams en zorg dat alle afspraken helder zijn onderling.
Een helder informatiebeleid leidt tot een veilige, transparante en ook effectieve manier van samenwerken binnen de organisatie. Miscommunicatie, schaduwarchieven en het zoeken naar bestanden wordt voorkomen. De key om dit te bereiken is betrokkenheid en de medewerkers centraal stellen. Veel succes!