Dagelijks communiceren en doen we informatie op tijdens werk via teksten. Bijvoorbeeld e-mails, direct mailings en webteksten. Deze teksten kunnen duidelijk en makkelijk te begrijpen zijn, maar het komt vaak voor dat je iets een aantal keer moet lezen voordat je echt begrijpt wat er staat. Logisch ook, omdat we elke dag een hele hoop informatie te verwerken krijgen en je niet altijd 100% scherp kunt zijn. Om je teksten beter te structureren en je boodschap helder over te brengen kun je het ‘Pyramid Principe’ gebruiken.
Het Pyramid Principe is een boek geschreven door Barbara Minto. Het toepassen van dit principe leidt tot teksten die voor de lezer efficiënter zijn. Het helpt om je teksten beter volgbaar te maken, korter en met duidelijkere aanwijzingen. In je hoofd kan een verhaal heel duidelijk zijn. Je hebt uit verschillende bronnen informatie gehaald die je wil delen met bijvoorbeeld een collega. Daarin heb je in het verhaal een aantal hoofd- en bijzaken die voor de ontvanger in het gesprek niet altijd even goed te onderscheiden kunnen zijn. Het Pyramid Principe helpt je deze te onderscheiden.
Volgens Minto is het Pyramid Principe een goed instrument om gedachten en feiten dusdanig te onderscheiden. Het doel hierbij is om de tekst zo overtuigend mogelijk te maken. Schijven volgens dit principe doe je door middel van de volgende stappen.
Stap 1: Denk
Geef jezelf de volgende opdracht: ‘Ik kom de ontvanger tegen en heb maar dertig seconden om hem/haar uit te leggen waar mijn boodschap op neerkomt – wat zeg ik dan? Bedenk wie de lezer is, wat hij/zij wil weten en wat jij wil overbrengen. Deze boodschap is de kern van de tekst, oftewel de wie, wat, waar, hoe en wanneer. De rest van de tekst onderbouwt deze kern.
Stap 2: Structureer
Nog een opdracht: ‘Ik heb toch iets meer tijd met mijn ontvanger en die stelt mij één vraag’. Welke vraag is dat en wat is het antwoord daarop. Denk hierbij aan vragen als: ‘Hoe moeten we dit aanpakken?’ of ‘Waarom is dit een goede manier?’. Het antwoord op deze vraag bestaat meestal uit meer dan een zin. Er zijn bijvoorbeeld drie redenen of er ligt een redenering achter. Onder de top van de piramide bevindt zich dan ook meer ruimte en kun je de redenen beschrijven. Probeer in een volledige zin de redenering of het argument helder te krijgen. Wanneer er meer tekst nodig is zorg dat per argument je een kleine alinea eraan wijdt en bij het volgende argument een tweede alinea begint. Bij complexere antwoorden kun je de rederingen of de argumenten nog ondersteunen met benodigde data of feiten. Hierna zit je aan de onderkant van de piramide en moet jouw boodschap helder zijn.
Stap 3: Schrijf een concepttekst
Nu kun je natuurlijk niet van jezelf verwachten dat het verhaal in een keer goed staat. Schrijf daarom een concepttekst en maak je daarin niet te druk over formuleringen of volgorde. Probeer het principe toe te passen van kernboodschap, naar ondersteunende argumentatie en naar eventueel ondersteunende feiten en data.
Stap 4: Werk het concept uit tot een helder verhaal
Lees alles goed na en zet je argumenten in de juiste volgorde. Zorg dat je zinnen goed verwijzen en in verbinding staan tussen de alinea’s. Kijk het met een frisse blik door, vraag jezelf af of je overal antwoord op heb gegeven en klaar!
Het Pyramid Principe is een goed werkend hulpmiddel voor jouw boodschap. Echter is het niet in alle gevallen aan te raden om met de kernboodschap te beginnen. Bijvoorbeeld bij confrontatie of het brengen van slechter nieuws. Hier kun je beter de lezer eerst meenemen in je gedachtegang en daarna tot de kern komen.
Kortom: het Pyramid Principe is een handige methode om een boodschap helder over te brengen. Duidelijke communicatie zorgt uiteindelijk voor succesvol werken en vooruitgang boeken. Succes!