“Plans are nothing, planning is everything” zo luidt de bekende uitspraak van Dwight D. Eisenhower. Eisenhower was opperbevelhebber van het West-Europese front tijdens de Tweede Wereldoorlog en later de 34ste president van de Verenigde Staten. De Eisenhower Matrix draait dan ook om het stellen van prioriteiten en is een hulpmiddel om snel en besluitvaardig te zijn.
Wat is de Eisenhower Matrix?
De Eisenhower Matrix draait om ‘simplicity’, oftewel ‘eenvoud’. Dit is één van de negen principes van het Amerikaanse leger tijdens oorlogsvoering. Eenvoud zal het makkelijk maken om toe te passen. Dat is ook precies de reden dat de Eisenhower Matrix een makkelijk hulpmiddel is om in je werk prioriteiten te stellen en duidelijkheid te krijgen in je taken en verantwoordelijkheden.
Hoe werkt de Eisenhower Matrix?
De Eisenhower Matrix bestaat uit vier kwadranten met twee vragen die tegen elkaar worden afgezet.
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgent
Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
De werkwijze die je kunt toepassen is door altijd eerst af te vragen of een taak belangrijk is of niet en daarna pas de urgentie. Maar hoe bepaal je of iets belangrijk is? Onder belangrijk valt met name alles wat bijdraagt aan het doel en resultaat en wat onder jouw directe verantwoordelijkheid valt.
Belangrijk en urgent: (Doen)
Belangrijk en urgent zijn in de meeste gevallen onverwachte gebeurtenissen die zich aandienen die ad hoc opgelost moeten worden, zoals calamiteiten, storingen of onverwacht extra orders. Het gedrag wat meestal voorkomt in dit kwadrant is reactief gedrag. Dit kwadrant is het liefst zo leeg mogelijk omdat alleen de belangrijke en urgente taken voor veel werkstress zal zorgen.
Belangrijk en niet urgent: (Plannen)
Het tweede kwadrant gaat over zaken die niet urgent zijn, maar wel belangrijk. Deze taken zijn ideaal om op een gepland moment in jouw agenda opgevolgd te worden. Het gedrag wat bij dit kwadrant hoort is proactief gedrag. Je bent in deze situatie zelf in de regie, waarin de belangrijke taak af kan zijn in plaats van externe factoren die het bepalen. Idealiter is dit kwadrant zo vol mogelijk omdat die de voldoening geeft en werkplezier aanwakkert. Je kunt hierin namelijk goed je taken plannen en belangrijke zaken geregeld krijgen.
Niet belangrijk en urgent: (Delegeren)
Hieronder vallen taken waaraan je waarschijnlijk je energie en tijd mee aan het verspillen bent. Hoe pak je dit het beste aan? Simpele taken zou je kunnen delegeren of uitbesteden. In andere gevallen moet je ‘nee’ zeggen tegen dit soort taken. Voorbeelden van dit soort taken zijn belletjes, meldingen van je telefoon en spontane vergaderingen. Deze zaken zullen urgent lijken, maar het meestal niet zijn. Mocht een onderwerp van een dergelijke spontane vergadering wel belangrijk blijken, dan kun je deze het beste plannen met je collega’s om dan tot een effectief overleg te komen en daadwerkelijk een structurele oplossing te bedenken.
Niet belangrijk en niet urgent: (Elimineren)
Het vierde kwadrant zijn eigenlijk nutteloze taken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan eindeloos scrollen op social media of door de online krant. Iedereen doet dit weleens natuurlijk, maar probeer hier zo alert mogelijk op te zijn en bewust te realiseren dat je niet belangrijk en urgent bezig bent. Probeer de focus dan weer terug te pakken.
Kortom is de Eisenhower Matrix een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen en ook meer rust te creëren in je hoofd. Probeer je taken een keer te categoriseren en zo de verschillende vier elementen te onderscheiden. Succes!