Tijdens de pandemie werken steeds meer mensen vanuit huis. Ook na de coronacrisis wordt verwacht dat dit zo blijft. Dat betekent dus dat het aantal online meetings alleen maar groter wordt. Toch lopen beeldschermvergaderingen niet altijd even vlekkeloos. Wij zetten daarom een aantal tips voor je op een rijtje waardoor je zo efficient mogelijk jouw online meeting doorkomt.
Check, check, check!
Voordat je überhaupt inlogt op Google Teams, Teams of Skype is het handig wat dingen te checken. Staat je microfoon aan? Zit er geen plakkertje voor je camera? Doet de verbinding het goed in de ruimte waar je zit? Ga al deze dingen even snel na voordat je je meeting opent. Let ook goed op of er geen effecten aan staan, voordat je het weet is je hoofd een citroen en verschijnen er palmbomen op de achtergrond. Hoewel je managers hebt die hier wel om kunnen lachen, kan dit nog wel eens voor een gênant moment zorgen.
Laat elkaar uitpraten
Niets is zo vervelend tijdens een online vergadering als wanneer mensen door elkaar heen praten. Je hebt nu eenmaal met wifi-verbindingen te maken en het wordt extra lastig als je door vertraging met zijn alle door elkaar heen kletst. Je kunt dit probleem snel oplossen door degene die de vergadering leidt, steeds iemand te laten aanwijzen die iets wil zeggen of vragen. Ook zou je de 2-seconde regel kunnen toepassen. Wacht ieder twee seconde voordat je antwoord geeft. Zo voorkom je een hoop chaos!
To the point
Een vergadering kan lang duren, toch is het fijner als de meeting efficient en kort duurt. Zet daarom van te voren alles wat je wil zeggen in het kort op papier. Wanneer je dan de ruimte hebt om iets te zeggen, kun je jouw opsomming snel bespreken. Wees ook zo efficient mogelijk: bespreek de onderwerpen die besproken moeten worden en stel je vragen pas achteraf.
Stel een limiet in
Begin je vergadering met het einde in zicht. Stel een duidelijke tijd in die je wil spenderen aan de vergadering en houd je hier aan! Geef ook meteen aan wat de vergadering op zou moeten brengen aan resultaten. Noteer waar je antwoord op wil hebben en zorg dat je deze punten met elkaar besproken hebt binnen de tijdslimiet. Zo zorg je niet alleen voor een overzichtelijke, maar ook efficiënte online meeting! Niet alle gewenste resultaten te weten gekomen? Geen punt! Schiet dan vooral een volgende afspraak in met wederom een tijdslimiet.