Elke organisatie krijgt er mee te maken: veranderingstrajecten. Verandering is belangrijk voor het optimaliseren van je organisatie. Toch is het vaak lastig om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en de verandering soepel te laten verlopen. Wij geven tips!
Benodigde puzzelstukjes
Over het algemeen houden mensen niet van verandering. Het is nieuw en onbekend. Toch is het vaak noodzakelijk voor een organisatie. Denk aan de coronacrisis of de tekorten op de arbeidsmarkt. Ook wanneer je een wendbare organisatie hebt, kan het lastig zijn om iedereen mee te krijgen. Vaak worden veranderingen bedacht vanuit management en is het lastig medewerkers te overtuigen dat het de juiste koers is. Echter heb je elkaar nodig om de verandering (succesvol) teweeg te brengen. Hoe zorg je ervoor dat je iedereen meekrijgt? Er zijn verschillende puzzelstukjes nodig. Hieronder zie je een verandermodel dat is gebaseerd op die van Knoster.
Alle puzzelstukjes die naar ‘verandering’ leiden zijn nodig om succesvol te veranderen. Zonder leiderschap geen executie, zonder visie ontstaat er verwarring, zonder belang komt er weerstand – en ga zo maar door. Houd dit model erbij tijdens de verandering en zorg dat de basis goed blijft voor deze componenten.
De acceptatie van de ‘waarom’
Grote kans dat verandering weerstand oplevert en voor spanningen kan zorgen. Voor iedereen in de organisatie moet het duidelijk zijn waarom er een verandering nodig is en waarom dat nu moet plaatsvinden. Beargumenteer dit met feiten en cijfers. Door de situatie zo feitelijk mogelijk in kaart te brengen, krijg je medewerkers beter mee. Koppel de feiten aan het veranderplan en kom met meetbare effecten. Ga overigens niet te snel en laat het probleem voor iedereen duidelijk zijn. Medewerkers moeten erkennen dat er een probleem is en de urgentie voelen om dit te veranderen. Zorg daarom dat iedereen in het team dit duidelijk heeft en voelt – en blijft voelen. Het accepteren en voelen van urgentie is nodig om deel te nemen aan de verandering en gedrag aan te passen.
Een duidelijke visie
Een duidelijk visie is essentieel bij een verandering. Wanneer de visie niet duidelijk is, kan er verwarring ontstaan bij het doel van de verandering. Een heldere visie, missie, purpose en kernwaarden waar iedereen zich mee verbindt, zullen houvast bieden. Als het goed is ligt de verandering in lijn met die aspecten. Om de neuzen dezelfde kant op te krijgen moet het voor iedereen duidelijk zijn wat het doel is en hoe deze verandering bijdraagt aan de visie van de organisatie. Zorg hierin voor een consistent verhaal.
Neem iedereen mee in de verandering
Zorg dat iedereen zich gehoord voelt. Er zijn vast veel vragen, mensen moet schakelen, routines laten gaan, misschien zijn ze huiverig. Ga het gesprek aan en laat iedereen gehoord voelen. Ook kunnen zij met nuttige tips komen of met bepaalde twijfels dingen aanscherpen. Neem de aspecten die zijn besproken tijdens dit gesprek mee in het vormgeven van de verandering. Betrek je medewerkers door aan te geven dat zij altijd met vragen, ideeën of twijfels bij jullie aan mogen kloppen. Neem iedereen mee in de verandering. Wanneer zij zich niet gehoord voelen, is het een grote kans dat zij vertrekken. Observeer daarom je medewerkers goed tijdens het proces. Pakken ze het enthousiast aan en denken ze mee of worden ze cynisch en paniekerig?
Een duidelijk plan
Werk gedisciplineerd, neem je medewerkers mee in de verandering en laat het doel duidelijk zijn. In een verandering is het belangrijk dat mensen weten waar ze aan toe zijn, hoe de verandering zal verlopen en wat hun rol daarin is. Een duidelijke planning doet wonderen. Plan daarbij tussentijdse meetings in en evalueer. Wees transparant over het verloop van de verandering en blijf communiceren.
Kortom: veranderingen zijn nodig voor het voortbestaan en optimaliseren van de organisatie. Zorg wel dat het probleem duidelijk is, dat iedereen begrijpt waarom er iets moet veranderen en waarom dat nu moet. Houd hierbij vast aan jullie visie en kernwaarden. Neem iedereen mee in de verandering en maak het plan duidelijk. En vergeet niet: communication is key!